Какие расходы для работодателя несет закон об «удаленке»?

Во время пандемии многие компании перевели своих сотрудников на дистанционную работу. Для одних этот процесс прошел безболезненно, другие испытывали сложности с организацией рабочих мест и системы отчетности. Период вынужденных нерабочих дней показал, что законодательная система не готова регулировать «удаленку». К счастью, необходимые изменения были оперативно разработаны и приняты.

С начала текущего года действует обновленный Трудовой кодекс, согласно которому понятия «удаленной» и «дистанционной» работы стали равнозначными, а смешанный режим работы – допустимым. Документ теперь защищает права дистанционных работников и вносит определенность в действия работодателя.

Законодательные изменения несут как дополнительные возможности, так и расходы со стороны работодателя. Поговорим о них подробнее.

Работодатель обязан обеспечить работника на «удаленке» всем необходимым оборудованием, программным обеспечением и средствами связи (ст. 312.6 ТК РФ). Домашнее рабочее место должно гарантировать выполнение трудовой функции в том же объеме, что и в офисе. Например, вы перевели бухгалтера на дистанционную работу. У него есть персональный компьютер, но его мощности не хватает для работы со сложными программами. В этом случае сотрудник может забрать оборудование из офиса. Если это невозможно, работодатель оплачивает обновление имеющегося компьютера или приобретение нового, а затем устанавливает на него нужное ПО. Затраты на ремонт и техобслуживание техники также ложатся на плечи работодателя.

Компенсация расходов на услуги связи также входит в обязанность работодателя по отношению к сотруднику на «удаленке». Сотруднику туристического агентства, например, придется оплатить не только затраты на интернет, но и телефонную связь. Web-разработчик вряд ли решает рабочие вопросы по телефону, но ему может потребоваться лицензия на использование программ (то же самое касается дизайнеров, видеомонтажеров и т.д.).

Вы не сможете сократить работнику размер заработной платы, если он работает удаленно (ст. 312.5 ТК РФ). Режим труда и отдыха сотрудник может устанавливать самостоятельно, если иное не прописано в договоре или доп.соглашении. При этом ваш подчиненный должен оставаться на связи: за отсутствие ответа от него в течение 2 рабочих дней вы имеете право расторгнуть с ним трудовой договор.

Даже на удаленной работе есть место совещаниям, планеркам и другим формам коммуникации по деловым вопросам. Некоторые работодатели не считают их за рабочее время и не оплачивают. Теперь это нарушение закона. Тем более, что продолжительность общих созвонов и интернет-совещаний легко определить – программы для видеозвонков и мессенджеры фиксируют его автоматически.

На чем можно сэкономить, переведя сотрудников на удаленную работу:

- вам не нужно проводить спецоценку условий труда. Достаточно ознакомить дистанционного сотрудника с правилами безопасного использования оборудования, если оно предоставлено работодателем;

- обслуживание стационарного офиса обойдется вам дешевле. Во-первых, вы сэкономите на оплате коммунальных услуг (если вы платите не фиксированную сумму). Во-вторых, будете тратить меньше канцелярских товаров (электронный документооборот спасает не одно дерево). Покупать «чай с печеньками» тоже не нужно – даже если они не составляют значительную статью ваших расходов.

Любой закон описывает явление в теории, а нюансы его применения на практике еще предстоит изучить.